7.～歓送迎会対策～予約ドタキャンを防ぐための電話対応

３月４月は歓送迎会のシーズンです。
あまり歓送迎会には関係ないけど、なんだかうきうきしている出張広報くんです！

宴会スペースのあるお店に関してはこの歓送迎会の時期はかき入れ時でもあります。

ですが、毎年困るのは「予約のドタキャン」ですね。。。

もちろんお客様も悪気があってキャンセルしているわけではないと思うのですが、前日や当日にキャンセルをもらってしまうとただただ大打撃・・・といったところで、なるべくならばドタキャンは阻止したい部分です。

そのために、いくつかのポイントがありますので、ここで情報をシェア致しましょう。

まず、予約電話をかけてこられるお客様のモチベーションはいくつかに分かれます。

①単純に空き状況を確認したいお客様
②他のお店と迷っているお客様・仮予約をしたいお客様
③一度下見をしたいと思っているお客様
④もうこのお店で予約したいと思っているお客様　etc.

お電話をいただけることはありがたいのですが、上記パターンがあるということを頭に入れて、あせらず状況を確認してください。
①～③の場合は焦って確定予約にしないことです。問い合わせがあった旨を、問い合わせ日、お名前、ご連絡先などを伺って、メモで残しておくこと。（メモで残しておくことで、後ほど営業をかけることも可能なので。）

問題は②の仮予約の場合です。
これほどまでにオーバーストアな都心のマーケットにおいて、「仮予約はやっていません！」という強気一辺倒な電話対応はなかなか難しいと思います。

ですが、この仮予約の際に

「かしこまりました、いつぐらいにご確定のご連絡を頂けますでしょうか？」

「他のお客様からの問い合わせがあった場合にご連絡をさせて頂いてもよろしいでしょうか？」

「●日後に一度確認のご連絡を差し上げてもよろしいでしょうか？」

・・・など、事前に予約を確定させる段取りを取ることが必須になります。席数は決まっているので、この顧客の予約スケジュール管理が何よりも大切になります。

宴会シーズンはどのお店も混雑しているという認識はお客様の方も当然理解をしていますから、このようなことを聞いても問題はありません。丁寧な電話対応を心がけてください。

そして、最終的に予約を確定する際も、特に金・土・祝前日などピーク日の予約に関しては、「大変申し訳ございませんが、宴会シーズンの真っ只中になりまして、原則、ご予約後のキャンセルはお承りしかねるのですが、ご予約はお決まりでよろしいでしょうか？」・・・などと聞くと、かなりの精度で、予約のキャンセルを阻止することができます。

「そんなことまで聞いて大丈夫？」なんて思うかもしれませんが、最初からキャンセルをするつもりのお客様であれば、それは予約としてないも同然なので、しっかりと失礼のないように丁寧に対応すれば問題はありません。

たかが予約電話対応ですが、されど予約電話です。
意識をして、スタッフの方々にオペレーションを促すよう教育をすることをぜひお勧めします。

それでは送迎会～歓迎会本番に向けて万全の体制で挑んでください！

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